We organiseren graag, samen met u, een perfect evenement zonder verrassingen of ontgoochelingen.
Daarom maken we vooraf duidelijke afspraken.
Voorbereiding en organisatie
Bevestig uw reservatie middels volledige voorafbetaling
Uw reservatie kunnen we vastleggen zodra het volledige factuurgedrag op onze rekening staat. Wacht niet te lang met betaling om te voorkomen dat jouw sessie niet meer beschikbaar is.
De betaling van de eventuele eindafrekening verwachten we uiterlijk 10 dagen na factuurdatum.
Pay as you stay
Bij ons geldt in principe 'pay as you stay'. Jij, jouw gasten of leveranciers betalen voor de tijd dat jullie bij ons verblijven. Dit kan in de vorm van drankenforfait, activiteit of 'pay to stay'-kost.
Geen café
We hebben geen café op het domein. Als je graag eerder afspreekt kunnen we een ontvangst op voorhand inplannen. Dit is evenzeer voor genodigden die niet deelnemen aan de activiteiten.
Bienvenue and welcome
Is de communicatie niet in het Nederlands? Laat het even weten zodat we ons kunnen voorbereiden.
Verrassing!
Lijkt leuk, maar zelden een goed idee. Laat uw genodigden het programma kennen. Zeker bij buiten evenementen om sportieve kledij en degelijke schoenen te voorzien. Maar evenzeer bij binnenactiviteiten is de juiste kledij belangrijk.
Enkel geselecteerde vaste partners
Kokima werkt samen met enkele vaste partners omdat zij professioneel werken, voldoen aan alle wettelijke vereisten, steeds goede kwaliteit leveren, altijd tijdig en tijdens de normale werkuren leveren, … . Eigen leveranciers zijn niet mogelijk zonder aantoonbaar akkoord.
Verzekering
Ai, iets niet helemaal goed gelopen?
Deelname aan het spel is steeds op eigen risico. Wel zijn wij verzekerd voor ongelukken die te wijten zijn aan een mogelijk gebrek aan de infrastructuur. Hierbij moet er een causaal verband zijn tussen schade en oorzaak te wijten aan het gebrek van de infrastructuur.
Wij raden aan om jouw eigen verzekering op de hoogte te brengen van de geplande activiteit.
Van aanvraag tot offerte en bevestiging
Je overweegt een evenement te organiseren bij Kokima de Kluis
Welke stappen volgen wij?
Stap 1: Aanvraag
Je stuurt ons een aanvraag, wij antwoorden doorgaans binnen de 24u. Per uitzondering kan dit 48u zijn.
Eén of meerdere offertes worden opmaakt en eventueel aangepast tot we het gewenste programma hebben.
Dit is geheel vrijblijvend, er zijn geen kosten aan verbonden.
Wij blokkeren op dit moment nog niets in onze agenda.
Stap 2: Bevestiging offerte
Je bevestigd de offerte en indien je voor een bedrijf reserveert bezorg je ons de facturatiegegevens met eventueel BTW nummer en PO.
Ben je niet 100% zeker van de juiste aantallen? Reserveer dan voor het aantal waarvan je zeker bent. Later kunnen we nog deelnemers toevoegen indien er nog beschikbaarheid is.
Bij bevestiging ontvang je de factuur voor de uitstap.
We werken met een volledige voorafbetaling.
Na bevestiging betalen we tot 75% terug bij annulaties als we nog 14 dagen voor de evenementdatum zijn.
Wij blokkeren de activiteit voor het aantal gereserveerde deelnemers.
Stap 3: Aanpassingen
Kan natuurlijk gebeuren dat er iemand minder aanwezig is.
Laat het ons tijdig weten zodat wij eventueel andere groepen in de plaats kunnen plannen.
Annuleringen en wijzigingen zijn pas definitief nadat deze door ons per email bevestigd zijn.
Let op: Deze annuleringskosten zijn bindend en staan los van uw tegoed- of cadeaubon.
Bij een annulering of wijziging rekenen we annuleringskosten van 25%.
Bij een annulering of wijziging korter dan 14 dagen voor de eventdatum rekenen we annuleringskosten van 50%.
Bij een no-show of annulatie minder dan 24u op voorhand is dit 100%.
Help, ik ben niet zeker van de juiste aantallen, wat nu?
Wat betreft de aantallen hebben we een beperkte capaciteit die soms volzet is.
We reserveren jullie plaatsen voor het aantal dat je doorgeeft. Mochten er nadien nog personen bijkomen, dan verwelkomen we deze natuurlijk graag als er nog plaatsen vrij zijn. Helaas kunnen we ook niet voorspellen wat de drukke dagen precies gaan zijn. Je kan het wat dat betreft vergelijken met een concertzaal of festival.
Daarom raden we aan om te reserveren voor diegenen waarvan je zeker bent en eventuele twijfelaars later toe te voegen.
Op die manier voorkom je annulatiekosten en ben je wel zeker voor degenen die snel bevestigen.
Catering afspraken
Dranken
- Een kwartier voor afloop is de last-call. Wens je langer te blijven kan je de dit met de kelner bespreken.
- Einde drankenforfait = einde evenement
- Verspillingen worden bijkomend aangerekend
- Voor of tijdens activiteiten raden we alcoholgebruik af. Onze begeleiders kunnen, zonder terugbetaling, een activiteit vroegtijdig beëindigen indien zij een vermoeden hebben dat de veiligheid in het gedrang komt.
- Sterke dranken serveren we niet
Eten
- Deel het menu met de genodigden en laat ons weten indien we glutenvrij, vegetarisch, … moeten voorzien
- We voorzien één couvert per persoon, extra couverts kunnen aan € 1,50 per couvert
Logistiek
Versiering en inkleding
Onze vaste partner voorziet graag samen met jullie de juiste inkleding voor uw evenement.
Enkele elementen die we al zeker niet kunnen toestaan: confetti, papieren of plastieken hartjes, alle vormen van vuur (waaronder ijsfontein en kaarsen), armbandjes met fluoverf, diamantjes op tafel, …
Schade
In principe is de organisator verantwoordelijk voor de schade die wordt aangericht aan de infrastructuur of aan de voorwerpen van Kokima. Laat het ons vooraf weten indien je denkt dat we voor uw gasten bijzondere maatregelen moeten treffen.
Je gasten schrijven met stift op onze tafellakens, je decormateriaal beschadigd het gebouw of ons materiaal, je DJ vernield onze trap, … Helaas zullen we deze kosten moeten aanrekenen.
Say Cheese
Tijdens het evenement kunnen foto's door ons worden genomen. Deze publiceren we mogelijk op Social Media.
We vernemen graag op voorhand als er personen zijn die hier niet mee akkoord gaan.
We houden nog contact
We verwerken jouw persoonsgegevens voor contactname en facturatie. Deze gegevens bewaren we ook na jouw evenement, zo kunnen we je nadien contacteren voor nieuwigheden en houden we zicht op de reeds gerealiseerde evenementen. Heb je liever niet dat we deze informatie bijhouden? Stuur een mailtje naar info@kokima.be, we verwijderen meteen jouw gegevens en laten dit ook aan je weten zodat je gerust kan zijn.
Wees gerust, we gaan je niet onnodig contacteren en geven deze gegevens aan niemand anders door.
Gebruik van uw data en hoe deze te verwijderen
Stuur je ons een email of vraag je een offerte aan, dan bewaren we jullie contactgegevens. Deze bewaren we zodat we bij een volgend bezoek meteen alles van jouw weten wat we nodig hebben. Enkele keren per jaar sturen we ook een emailing, we nemen hierin automatisch de emailadressen in op van klanten die een offerteaanvraag hebben ingediend. Uiteraard kan je hier uitschrijven met één muisklik of per eenvoudige vraag per email.
De gegevens die wij bewaren zijn jouw naam, telefoonnummer en emailadres. Voor facturatie hebben we ook jullie bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en adres in onze databank.
Voor campers bewaren we ook de reservaties om een historiek op te bouwen en hier statistieken uit te vormen.
Heb je liever dat we alles verwijderen, laat het ons weten per mail en wij sturen een bevestiging zodra dit gedaan is.
Overige Algemene Voorwaarden
Geldigheid prijzen
De prijzen van dit voorstel vervangen alle vorige uitgaven en blijven geldig tot 31/12/2023 onder voorbehoud van onvoorziene stijgingen van de prijzen voor voedingswaren, dranken en bijkomende taksen van grondstoffen of belastingen van alle aard.
De prijzen zijn voor het evenement zoals omschreven, bij aanpassingen in een onderdeel veranderd de eindprijs niet noodzakelijk evenredig mee. Ondanks zorgvuldig nakijken van ons voorstel kunnen er rekenfouten ontstaan, wij behouden het recht deze fout te corrigeren zonder aan het voorstel te zijn gebonden.
Verzekering
Verzekering BA-uitbating is inbegrepen. Niet inbegrepen is verzekering persoonlijke ongevallen. Het is daarom aan te raden om bij bedrijfsevenementen de arbeidsongevallenverzekering op de hoogte te brengen van de geplande activiteit.
Facturatievoorwaarden
a. Het protest tegen de factuur dient schriftelijk te gebeuren binnen de acht dagen na de factuur-datum. Men wordt verzocht steeds de datum en het nummer van de factuur te vermelden.
b. Alle facturen zijn contant betaalbaar, tenzij anders werd bedongen.
c. Bij niet-betaling van de factuur binnen de gestelde termijn zijn vanaf de vervaldag van rechtswege en zonder voorgaande ingebrekestelling verwijlintresten verschuldigd, gelijk aan de wettelijke intrest. Bovendien is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% op het factuurbedrag.
d. In geval van betwisting zijn is de rechtbank van Tongeren bevoegd. Belgisch recht is van toepassing op deze overeenkomst.
e. Bij overmacht, staking, lock-out, staking van de andere partij, e.d... kan Kokima de overeenkomst beëindigen zonder enige vergoeding.
f. Wij behouden ons het recht voor om de overeenkomst van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling als ontbonden te beschouwen in geval van faillissement of kennelijk onvermogen van de klant.
g. Onkosten verbonden aan onbetaalde wissels of cheques evenals andere inningskosten zijn in deze forfetaire schadevergoeding niet begrepen en worden de koper afzonderlijk aangerekend.
h. Indien wij ons verbinden tot het leveren van diensten of prestaties dient een volledige voorafbetaling van 100% te gebeuren.
i. Bij niet-betaling voorafgaand aan het evenement behouden wij ons het recht voor om de levering, prestaties en diensten stop te zetten.
j. Bij niet-betaling voorafgaand aan het evenement behouden wij ons het recht om de overeenkomst van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling als ontbonden te beschouwen voor het geheel of het nog niet uitgevoerde gedeelte.
