Algemene afspraken

We organiseren graag, samen met u, een perfect evenement zonder verrassingen of ontgoochelingen. 
Daarom maken we vooraf duidelijke afspraken.

Aarzel niet om ons te contacteren indien je vragen en/of bemerkingen hebt want we komen graag tot een goed akkoord.
Wij wachten op jouw mail!

Voorbereiding en organisatie

Bevestig uw reservatie middels volledige voorafbetaling
Uw reservatie kunnen we vastleggen zodra het volledige factuurgedrag op onze rekening staat, uiterlijk 10 dagen voor het evenement. De betaling van de eventuele eindafrekening verwachten we uiterlijk 10 dagen na factuurdatum.

Pay as you stay
In het eventkasteel geldt in principe het 'pay as you stay' principe. Jij, jouw gasten of leveranciers betalen voor de tijd dat jullie bij ons verblijven. Dit kan in de vorm van drankenforfait, activiteit of 'pay to stay'-kost.

Geen café
We hebben geen café op het domein. Als je graag eerder afspreekt kunnen we een ontvangst op voorhand inplannen. Dit is evenzeer voor genodigden die niet deelnemen aan de activiteiten.

Bienvenue and welcome
Is de communicatie niet in het Nederlands? Laat het even weten zodat we ons kunnen voorbereiden.

Verrassing!
Lijkt leuk, maar zelden een goed idee. Laat uw genodigden het programma kennen. Zeker bij buiten evenementen om sportieve kledij en degelijke schoenen te voorzien. Maar evenzeer bij binnenactiviteiten is de juiste kledij belangrijk.

Enkel geselecteerde vaste partners
Kokima werkt samen met enkele vaste partners omdat zij professioneel werken, voldoen aan alle wettelijke vereisten, steeds goede kwaliteit leveren, altijd tijdig en tijdens de normale werkuren leveren, … . Eigen leveranciers zijn niet mogelijk zonder aantoonbaar akkoord.

Verzekering
Ai, iets niet helemaal goed gelopen?
Deelname aan het spel is steeds op eigen risico. Wel zijn wij verzekerd voor ongelukken die te wijten zijn aan een mogelijk gebrek aan de infrastructuur. Hierbij moet er een causaal verband zijn tussen schade en oorzaak te wijten aan het gebrek van de infrastructuur.
Wij raden aan om jouw eigen verzekering op de hoogte te brengen van de geplande activiteit.

Catering

Dranken

  • Een kwartier voor afloop is de last-call. Wens je langer te blijven kan je de dit met de kelner bespreken.
  • Einde drankenforfait = einde evenement
  • Verspillingen worden bijkomend aangerekend
  • Voor of tijdens activiteiten raden we alcoholgebruik af. Onze begeleiders kunnen, zonder terugbetaling, een activiteit vroegtijdig beëindigen indien zij een vermoeden hebben dat de veiligheid in het gedrang komt.
  • Sterke dranken serveren we niet

Eten

  • Deel het menu met de genodigden en laat ons weten indien we glutenvrij, vegetarisch, … moeten voorzien
  • We voorzien één couvert per persoon, extra couverts kunnen aan € 1,50 per couvert

Logistiek

Versiering en inkleding
Onze vaste partner voorziet graag samen met jullie de juiste inkleding voor uw evenement.
Enkele elementen die we al zeker niet kunnen toestaan: confetti, papieren of plastieken hartjes, alle vormen van vuur (waaronder ijsfontein en kaarsen), armbandjes met fluoverf, diamantjes op tafel, …

Schade
In principe is de organisator verantwoordelijk voor de schade die wordt aangericht aan de infrastructuur of aan de voorwerpen van Kokima. Laat het ons vooraf weten indien je denkt dat we voor uw gasten bijzondere maatregelen moeten treffen.
Je kinderen klauteren graag op onze oude Griekse vazen tot deze omvalt, je gasten schrijven met stift op onze tafellakens, je decormateriaal beschadigd het gebouw of ons materiaal, je dj vernield onze trap, … Helaas zullen we deze kosten moeten aanrekenen.